Como organizar a agenda do salão para marcações com IA

A agenda ligada deve refletir as reservas aceites ao balcão, por telefone e por mensagem. Uma marcação que só está no caderno continua invisível para uma consulta do calendário. Antes de ligar o atendimento, escolha onde a equipa vai manter a informação válida.

Na VozAgenda, a preparação está distribuída por Serviços, Equipa e horários, Horário e regras de marcação, Perfil do negócio e Integrações. As indicações abaixo foram conferidas na configuração do produto em novembro de 2026. O exemplo do salão é ilustrativo; não representa uma operação de cliente.

Em Definições → Serviços, use Adicionar serviço. Os campos principais incluem Nome do serviço, Categoria, Duração (min) e preço. Escolha nomes que a equipa e os clientes reconheçam, como “Corte e barba”, em vez de criar vários serviços indistinguíveis chamados apenas “Corte”.

A duração deve representar o intervalo que quer reservar. Se o atendimento ocupa 30 minutos e precisa de mais 15 minutos antes de receber outra pessoa, o exemplo abaixo reserva 45 minutos no total. Confirme esse intervalo no teste de marcação; não some novamente os mesmos 15 minutos noutro ponto da configuração.

Em Equipa e horários, mantenha os profissionais e os seus horários atualizados. No serviço, a secção Equipa que pode realizar este serviço permite associar as pessoas elegíveis. Uma pessoa livre que não realiza coloração não deve ser a solução para um pedido de coloração.

Separe o horário de abertura do horário de cada pessoa. Se o salão abre às 9h mas o Pedro começa às 14h, uma vaga de manhã no salão não é uma vaga do Pedro. Na demonstração, peça esse profissional pelo nome e confira a atribuição no resultado.

Em Horário e regras de marcação, configure a disponibilidade semanal. Pode usar dois blocos no mesmo dia, por exemplo 9h–13h e 14h–19h, para deixar o intervalo de almoço fora do atendimento. O horário de cada profissional e os conflitos de calendário também entram na avaliação da disponibilidade.

Em Perfil do negócio, confirme Fuso horário e Antecedência mínima de marcação (min). A antecedência responde a uma pergunta diferente da duração: com quanto tempo de preparação aceita um novo pedido? Um serviço de 45 minutos pode exigir, por exemplo, que a marcação seja pedida pelo menos 60 minutos antes.

Os números do exemplo não são uma recomendação para todos os salões. Use os seus tempos e teste uma hora que cumpra a regra e outra que fique demasiado próxima.

Em Integrações → Calendário, veja qual o calendário utilizado para marcações. Ligar uma conta Google ou Outlook não resolve a escolha de um calendário errado dentro dessa conta. Uma reserva pessoal só protege o horário se estiver num calendário que a configuração realmente consulta.

A área Calendários do pessoal permite atribuir um calendário a cada profissional. Quem não tiver um calendário próprio atribuído utiliza o predefinido. Confira esta escolha antes de concluir que cada pessoa tem uma agenda independente.

Para testar, coloque uma indisponibilidade controlada no calendário de teste do Pedro e peça exatamente esse horário. Confirme também uma hora livre. Consulte as páginas de Google Calendar e Outlook Calendar para escolher a ligação que usa no salão.

Imagine um teste feito com antecedência, para uma terça-feira futura. O Pedro atende das 14h às 19h. O serviço “Corte e barba” reserva 45 minutos e só o Pedro o realiza. A agenda já tem uma reserva dele das 17h às 17h45.

A tabela apresenta o resultado esperado para validar esta configuração, não resultados medidos de um cliente nem uma captura de um calendário real.

A conversa deve corresponder ao registo final. Verifique o serviço, o profissional, o dia, a hora de início e a hora de fim. Se o atendimento reservar 45 minutos mas o evento mostrar apenas 30, a configuração ainda precisa de revisão.

Na VozAgenda, um pedido que aguarda confirmação da equipa deve ser acompanhado como tal. A confirmação ao cliente depende do resultado da sincronização com o calendário. O guia de marcações por WhatsApp mostra um ensaio de conversa e explica esta diferença.

Anote o pedido, o resultado observado e a configuração usada. Isso torna uma demonstração ou pedido de apoio mais útil do que dizer apenas “a agenda está errada”.

O plano Individual atende por voz, responde ao essencial, consulta disponibilidade e encaminha pedidos. No plano Equipa, o atendimento por WhatsApp, a configuração para vários profissionais e a marcação em integrações suportadas fazem parte da oferta. Veja os planos e traga o calendário e os cenários que quer usar.

Uma boa preparação termina com informação guardada e um teste conferido. A lista de serviços isolada não demonstra que o atendimento consegue concluir a marcação pretendida. Veja como funciona a VozAgenda e percorra o seu caso numa demonstração.